Vaš prvi webinar: 14 točaka popisa za provjeru za početnike

(Ovaj članak prijevod je članka na engleskom jeziku objavljenom na logit.net.)

Za vrijeme održavanja webinara i online seminara događaju se određeni problemi koji se lako daju popraviti s malo prakse. Zato sam odlučila sve te probleme zabilježiti na jednom mjestu, u ovom članku, i koristiti ga kao podsjetnik i priručni popis za provjeru.

Zato jer osobno planiram organizirati još webinara, video sastanaka i video poziva u budućnosti, skribomanka u meni nije mogla odoljeti a da ne radi bilješke za vrijeme slušanja tuđih webinara.

Također, praktikantica sadržajnog marketinga u meni nije mogla odoljeti objavi tih internih bilješki da ih svi možete čitati i imati koristi od njih, i tako je nastao ovaj članak koji sad čitate, tj. ovaj POPIS STVARI ZA PROVJERU PRIJE ODRŽAVANJA VAŠEG PRVOG WEBINARA. Uživajte!

Sadržaj

1. Nosite naglavne slušalice! Ovo je obavezno!
2. Isključite zvuk svim polaznicima na početku webinara
3. Ne prekidajte druge dok govore
4. Izbjegavajte uzdahe i glasovne geste tipa AHA ili HMM dok drugi govore
5. Isključite zvuk drugih osoba ako kod njih dođe do kvara
6. Ne okolišajte, odmah prijeđite na stvar
7. Zavolite neugodnu tišinu: postavite svoje pitanje i zašutite
8. Interakcija među polaznicima je moguća i poželjna, evo kako je stvoriti
9. Optimizirajte prezentaciju za gledanje na ekranu
10. Izbjegavajte često prebacivanje između dva ili više prezentatora
11. Nemojte prezentirati s računala ili mobitela koji držite u ruci ili u krilu
12. Prezentirajte u prisustvu moderatora / co-hosta
13. Prikupite evaluacije i feedback za vrijeme webinara
14. Za privatne video pozive: nek se svaki sudionik osobno predstavi

Nosite naglavne slušalice! Ovo je obavezno!

Ako ne primijenite ništa iz ovog članka, primijenite ovo: ako ste jedan od govornika na webinaru, morate nositi naglavne slušalice (radi zvučnika).

Nemojte koristiti zvučnik na računalu (niti vanjski zvučnik iz kojeg izlazi zvuk koji mogu čuti i drugi). Može se dogoditi da će drugi govornici na vašem webinaru čuti svoj vlastiti glas u vašem zvučniku kao eho sa zadrškom. Tijekom poziva uživo, to je prilično iritantno za drugu osobu, jer se ona neće moći koncentrirati na svoje misli, a ostali slušatelji neće moći procesirati ono što čuju.

Što je najgore, svi će imati loše iskustvo, osim vas, osobe koja koristi vanjski zvučnik.

Loš zvuk najlakši je način da uništite inače dobar i kvalitetan sadržaj webinara. Ako snimljeni webinar uploadate za naknadno gledanje i slušanje, ljudi ga neće moći odgledati do kraja zbog lošeg zvuka.

Bilo koje jeftine naglavne slušalice bit će dovoljne, tako dugo dok su zvučnici u / na / preko vaših ušiju (ovisno o tome koji stil naglavnih slušalica preferirate; ja uvijek nosim Bose QuietComfort 35 bežične naglavne slušalice zato jer su bežične i zato jer poništavaju pozadinske zvukove.)

Jedna riječ o mikrofonu: više se ne pouzdajem u mikrofon mojih spomenutih naglavnih slušalica zato jer je doista bio očajan, kvaliteta zvuka bila je kao na starom telefonu, daleko od minimuma dovoljnog za prezentiranje. Kupila sam malo bolji mikrofon za početnike, Boya BY-M1. Boya je žičani mikrofon koji se prikvači za odjeću i ima solidnu kvalitetu zvuka (ako budete guglali, to vam je tzv. lavalier / lapel / clip-on tip mikrofona).

Isključite zvuk svim polaznicima na početku webinara

Zašto je ovo važno? Idemo prvo objasniti važnu razliku između dvije funkcionalnosti za koje se danas najviše koriste softverski alati za pozivanje: prva je video / konferencijski poziv, a druga je webinar.

1. Konferencijski poziv je funkcionalnost dvosmjerne komunikacije između dvije ili više osoba, gdje se svakoj osobi dozvoljava da govori ili se od nje očekuje da će govoriti. Pritom video može biti uključen ili isključen - nije bitno, zvuk je bitan.
2. Webinar je funkcionalnost prezentiranja gdje najčešće jedna osoba prezentira i govori, a svi ostali polaznici slušaju i gledaju, te se od polaznika ne očekuje da će govoriti, ili im se čak tijekom webinara ne dozvoljava da govore.

E sada: prezentatori često u praksi koriste funkcionalnost konferencijskog poziva za držanje webinara (zato jer je tako jeftinije), i u toj funkcionalnosti zvuk je dostupan svima. Zbog toga se događa da polaznici webinara, koji bi samo trebali slušati webinar, zaborave isključiti svoje mikrofone i tada njihov zvuk probija i ometa zvuk prezentatora. Sigurno ste i vi bili prisutni kad je cijeli virtualni auditorij morao slušati kako u nečijoj pozadini svira narodna muzika s radija, ili se čuju milozvučni građevinski strojevi s gradilišta preko puta.

To trebate spriječiti, pogotovo ako će webinar biti sniman.

Većina aplikacija, uključujući i Zoom, dozvoljava da isključite zvuk svakome tko nije govornik na webinaru. Ako koristite Zoom, postoji opcija za to: 'Mute All Participants Upon Entry' koja se nalazi na dijaloškom okviru za raspoređivanje sastanka (Schedule):

Ne prekidajte druge dok govore

Vjerojatno ste primijetili da se usred webinara zvuk jednog govornika nakratko prekine ili utiša ili izgubi u trenutku kad ga usred govora prekine drugi govornik ili mu se ubaci usred rečenice. To i u stvarnom svijetu ocjenjujemo nepristojnim, ali ipak toleriramo takvo ponašanje zato jer je naš ljudski slušni aparat sposoban čuti i razumjeti sebe i drugu osobu ako (nakratko) govorimo istovremeno.

Na video pozivu to, nažalost, nije opcija.

Ako druga osoba govori, a vi se ubacite, vaš će zvuk prekinuti, utišati, i nakratko pregaziti zvuk druge osobe i značajno narušiti korisničko iskustvo slušatelja. Morate čekati svoj red.

Nažalost, uobičajena tehnologija koju danas koristimo za video pozive još nije dovoljno napredna da bismo uvijek mogli imati istinsku dvosmjernu komunikaciju na kakvu smo recimo navikli prilikom telefoniranja (to je takozvana full duplex komunikacija koja omogućuje simultani prijenos i primanje podataka na jednom komunikacijskom kanalu).

Kad su u pitanju aplikacije poput Skypea i Zooma, dvoje ljudi ne može govoriti u isto vrijeme bez djelomičnog gubitka zvuka. To je normalna stvar i to moramo prihvatiti (do daljnjega).

Zato tijekom vašeg webinara nitko ne smije prekidati vas dok govorite, niti vi smijete prekidati druge dok govore. To se može izvježbati.

Izbjegavajte uzdahe i glasovne geste tipa AHA ili HMM dok drugi govore

Uzdasi i glasovne geste normalni su dijelovi govora u stvarnom svijetu. Volimo dovršavati rečenice jedni drugima i dodavati pošalice usred razgovora da bismo obogatili konverzaciju. Međutim, to nije preporučljivi online zbog već spomenute nemogućnosti prave dvosmjerne komunikacije.

Zato se radije izvježbajte da koristite govor tijela umjesto da za prekid koristite svoj glas:

• DA / SLAŽEM SE: kimanje glavom, palac gore, dva palca gore
• NE / NE SLAŽEM SE: odmahivanje glavom, signal rukom i kažiprstom lijevo-desno
• BRAVO: nečujni, ali jasno vidljivi pljesak
• POZDRAV / ODZDRAV: mahanje rukom

Vidjet ćete da ćete se brzo naviknuti na korištenje govora tijela. Predviđam čak da ćemo zbog pojačane upotrebe video poziva početi češće koristiti govor tijela i u stvarnom svijetu.

Neke aplikacije već su neke od ovih gesti ugradile u svoje sučelje. Primjerice, Zoom vam omogućuje da reagirate virtualno klikom na Reactions, što će rezultirati prikazivanjem emojija pljeska ili palca gore povrh vašeg video okvira, kao što je prikazano na slici dolje:

Isključite zvuk drugih osoba ako kod njih dođe do kvara

Tehničke poteškoće nisu rijetke. Ponekad ćete htjeti omogućiti nekom od polaznika webinara da se uključi i govori, međutim iz njihovog kanala će dolaziti čudni glasovi koje će svi čuti.

Ako vam se to dogodi na webinaru uživo, odmah isključite njihov zvuk, preuzmite mikrofon na sebe, ispričajte se drugoj osobi što ste ga morali prekinuti, i objasnite što se dogodilo.

Preporučujem da napamet naučite najvažnije tipkovničke kratice da biste mogli brzo reagirati u takvim situacijama, uključujući i kraticu za isključivanje zvuka (ako koristite Zoom, evo tipkovničkih kratica za Zoom). Zapišite si tipkovničke kratice na sticky koji ćete zalijepiti na monitor da vam se uvijek nađe pri ruci.

Ne okolišajte, odmah prijeđite na stvar

Nema mi ništa iritantnije nego kad morate čekati da govornik konačno završi s uvodom i prijeđe na stvar. Primjerice, kad gledam Youtube video sadržaje, ne mogu podnijeti tih prvih 30 sekundi animacija, uvodnih špica i uvodnih rečenica koje jedva čeka da govornik odradi, pa da mogu čuti sadržaj po koji sam došla. (To je razlog zašto osobno preferiram tekst, a ne video.)

Takozvani zoom fatigue (na hrvatskom: zoomor :), tj. umor koji osjećate nakon što ste slušali previše webinara, stvaran je osjećaj koji su psiholozi već stigli opisati i objasniti. Zoomor ne osjećate samo vi koji predajete, nego i svi ostali koji vas slušaju! Zbog toga budite obzirni prema drugima i nemojte pričati više nego što je potrebno.

Čak i ako to nije slučaj, ponašajte se da će vaš webinar biti snimljen za naknadno gledanje. To će vas prisiliti da konkretizirate svoje izlaganje, skratite webinar i možda ostavite više vremena za pitanja i odgovore.

Ako snimate webinar, naknadno izrežite dosadne dijelove poput samog početka koji se malo odužio.

Očekujem da će u nadolazećim mjesecima i godinama webinari i online video pozivi eksplodirati na strani ponude, pa bi bilo dobro da se ne zoomorimo previše od svega prije nego što se ova dobra stvar uhvati i postane mainstream.

Zavolite neugodnu tišinu: postavite svoje pitanje i zašutite

Već smo rekli da virtualne konverzacije nisu prave dvosmjerne komunikacije. Vrlo često dolazi do glasovnog kašnjenja ili zadrške kada jedna osoba postavi pitanje i čeka da druga osoba počne odgovarati. Tada nastaje ta neizdrživa tišina koja ponekad osobu koja je postavila pitanje tjera da ponovi svoje pitanje ili ga parafrazira. To konverzaciju čini još napornijom i trati vrijeme.

Naučite se na tu neugodnu tišinu. Pitajte pitanje, zašutite i poštujte tišinu koja će nastati. Na kraju krajeva, vaš sugovornik možda treba malo vremena da razmisli o vašem pitanju.

Interakcija među polaznicima je moguća i poželjna, evo kako je stvoriti

Kao čestu negativnu stranu virtualnih komunikacija, ljudi navode nemogućnost kvalitetne interakcije. To je do neke mjere točno, međutim možete doskočiti tome.

• Promovirajte korištenje chata: recite polaznicima da u svakom trenutku mogu postaviti svoje pitanje u chatu i da ćete na sva pitanja odgovoriti na kraju. U usporedbi s edukacijama u stvarnom svijetu, ova će pitanja biti kraća, ali će biti konkretnija i vjerojatnije će ih biti više! Čim jedna osoba počne postavljati pitanja u chatu, to će motivirati ostale. I zato, use the chat, Luke, use the chat!
• Koristite specijalizirani softver za feedback / ankete / interakciju s publikom poput sli.do. Ako očekujete 20 ili više polaznika webinara, pomoću ovih aplikacija možete tijekom webinara uživo prikupljati povratne informacije, postavljati im pitanja, organizirati brzinske ankete, i slično. Prisustvovala sam na više webinara koji su koristili ovu značajku i mogu reći da je to vrlo zabavno, jednostavno za koristiti, i korisno za predavača.

Snimili smo čitavu epizodu Eduza Showa na temu 7 besplatnih alata za interaktivne edukacije (snimka video podcasta uživo, 44 minute, dostupna tablica sadržaja za brz pregled video sekcija)

Optimizirajte prezentaciju za gledanje na ekranu

Rijetko tko koristi setup od 2 i više monitora. Neki ljudi koriste male ekrane i mobilne uređaje da bi gledali vaš webinar, a većina ima samo jedan monitor.

Većina videokonferencijskih alata prikazuje male sličice polaznika grupirano na jednom mjestu na ekranu, npr. s desne strane u odnosu na prozor gdje se prikazuje vaša prezentacija. Takav prikaz često nije savršen jer se događa da dio prozora u kojem je vaša prezentacija bude prekriven s tom trakom sa sudionicima. Ljudi još nisu savladali korištenje videokonferencijskog softvera, pa u strahu da nešto ne pokvare, neće se usuditi porazmjestiti sve te softverske trake na ekranu na način da sve lijepo vide.

Ja se zato trudim dizajnirati svoju prezentaciju za webinar tako da prostor za čitljivi sadržaj uvijek bude na jednom mjestu na slajdu. Ne želim da mi sadržaj previše skače okolo po slajdu, i da bude malo lijevo, malo desno. Fokusiram sadržaj na uvijek isti dio slajda, koliko god je to moguće. To možda nije najtraktivniji mogući dizajn prezentacije, no nitko ne očekuje da od webinara napravite TED talk.

Izbjegavajte često prebacivanje između dva ili više prezentatora

Puno online seminara ima dva ili više prezentatora. To nije loše, štoviše, online događaji s više prezentatora često su dinamičniji.

Međutim, organizirajte webinar tako da nema prečestih prebacivanja s jednog na drugog prezentatora. Primjerice, ako webinar traje sat vremena, neka jedan prezentator prezentira prvu polovicu, a drugi drugu polovicu. Prebacivanje prezentatorskog prava - znači, podešavanje s čijeg se računala prikazuje prezentacija - tehnički je zahtjevnija operacija koju će polaznici webinara iskusiti kao zastoj i nenadani prekid u normalnom tijeku webinara. Dodatno, ako ste sam-svoj-moderator, pa istovremeno i prezentirate, i brinete za tehnički tijek webinara, zbog čestog prebacivanja bit ćete u nepotrebnom stresu i nećete se moći koncentrirati na sadržaj.

Ovo se odnosi isključivo na prezentiranje s računala, a ne na konverzaciju između dvije ili više osoba. Videokonferencijski softver ima značajku da automatski prebacuje video prijenos na osobu koja trenutno govori, i to radi dobro.

Nemojte prezentirati s računala ili mobitela koji držite u ruci ili u krilu

Novo Normalno je grozno po puno toga, ali ima i dobrih strana. Jedna od tih dobrih strana jest činjenica da je sada postalo potpuno OK održavati online seminar iz spavaće ili dnevne sobe, iz kuhinje, iz vrta... To mi je super!

Prije svega ovoga, prezentatori su bili strašno zabrinuti oko toga kako izgledaju na ekranu, da li se doimaju dovoljno profesionalno, da li će nam se netko prošetati po sobi iza leđa dok prezentiramo... Sjećate li se onog viralnog videa gdje su liku djeca umarširala u spavaću sobu dok je davao intervju BBC-u? Na faci ste mu mogli vidjeti kako mu je bilo neugodno, iako se cijelom svijetu situacija činila jako slatka :) Srećom, ti su dani iza nas. (Hvala, corona?)

Ipak, ako ćete prezentirati, nemojte prezentirati s laptopa koji držite na koljenima, ili s mobitela koji vam se trese u ruci. Čim se mrvicu pomaknete, video će se zatresti, što nevjerojatno iritira i kreira već spomenuti zoomor. Gledatelji će vam se osjećati kao da dobivaju morsku bolest.

Zato fiksirajte uređaj s kamerom na nepomičnu površinu. Koristite jeftini stalak za mobitel ili stalak za laptop koji će ublažiti vaše pokrete, ako baš morate sjediti na kauču dok govorite. Tako se možete tu i tamo pomaknuti da popijete kavicu, sokić, vino, viski, što god.

Prezentirajte u prisustvu moderatora / co-hosta

U lipnju 2020. prezentirala sam svoj prvi webinar ikad (dojmove pročitajte na Linkedinu.) Radilo se o jednosatnom uvodnom predavanju o korištenju Linkedina za početnike, u organizaciji znanstveno tehnologijskog parka Step Ri. Webinar je prošao glatko da glatkije nije mogao, mislim da čak nitko nije primijetio da mi je to prvi webinar!

Velikim dijelom zaslugu za to pridajem Jani Blažević Marčelja koja je bila organizator, ali i moderator, tj. co-host webinara. Jana je bila zadužena za puštanje polaznika iz Zoomove čekaonice u webinar, brinula se da nijedno pitanje ne prođe nezapaženo, i na kraju webinara mi je čitala naglas svako pitanje. Da se išta neželjeno dogodilo tijekom webinara, mogla sam se pouzdati na nju da će se ona pobrinuti za sve.

Moderator je ogroman resurs jer omogućuje prezentatoru da ništa ne brine i fokusira se na svoju priču i kvalitetnu isporuku sadržaja. Ako ikako možete dovesti moderatora na svoj webinar, napravite to. To može biti kolega iz vaše firme ili druga osoba s prethodnim iskustvom prezentiranja.

Prikupite evaluacije i feedback za vrijeme webinara

Mnogim organizatorima webinara vrlo su važne evaluacije i povratne informacije na kvalitetu webinara. Skupljajte evaluacije dok webinar još traje, a ne nakon što je webinar gotov. Nakon webinara ljudi će se razbježati svatko svojim putem i neće im biti toliko stalo da odgovore na vaš naknadni email ili ispune anketu. Zbog toga nećete prikupiti sva korisna svjedočanstva koja biste kasnije mogli koristiti u marketinške svrhe.

Za privatne video pozive: nek se svaki sudionik osobno predstavi

Webinari nisu jedini format za održavanje online događaja. Privatni video sastanci za grupe od 5 do 15 polaznika izvrsna su i skalabilna alternativa poslovnom umrežavanju. Obožavam prilike gdje mogu naučiti nešto novo i upoznati nove ljude na privatnom online sastanku!

Ako organizirate privatni online meetup gdje se polaznici još međusobno ne poznaju, dobra je ideja da na samom početku omogućite svakome da se kratko predstavi. Evo kako:

1. Imajte pred sobom popis svih polaznika.
2. Objasnite pravila predstavljanja i recite polaznicima što se očekuje od njih, na primjer: Navedite a) vaše ime i prezime, b) naziv vaše tvrtke, c) čime se bavite i d) neka to sve stane u 30 sekundi.
3. Idite redom po popisu, prozovite ljude imenom i dopustite im da se predstave. Morate prozvati ljude imenom zato jer polaznici neće instinktivno znati kad je njihov red da preuzmu mikrofon, trebate im olakšati taj dio.
4. Pobrinite se da na predstavljanja potrošite što manje vremena.

Ako planirate snimati privatni online sastanak za naknadnu javnu objavu, možda je pametno izrezati ovaj dio s predstavljanjima iz finalnog videa, ako procijenite da bi taj dio mogao biti jako dosadan gledateljima. Upoznavanje je vjerojatno dosadno gledati sa strane.

Trebate asistenciju oko organiziranja prvog webinara?

Trebate sugovornika za testiranje?

Nemate iskustva za Zoomom ili sličnim alatima?

Dobro bi vam došao moderator / co-host na vašem prvom webinaru?

Javite nam se za asistenciju. Možemo pomoći.

I svakako se priključite Eduzi jer ćemo vas kroz Eduzu informirati i educirati o svemu što ima veze s webinarima i drugim oblicima poslovnih edukacija.